خانه » اسلایدر » بیست نکته مهم در مورد چگونگی کار با ایمیل (ویراست دوم)

بیست نکته مهم در مورد چگونگی کار با ایمیل (ویراست دوم)

بیست نکته مهم در مورد چگونگی کار با ایمیل
بیست نکته مهم در مورد چگونگی کار با ایمیل
 مقدمه ویراست دوم

بعد از توزیع این نوشته بین دوستان و دانشجویان گرامی و دریافت بازخورد از این عزیزان، مشخص گردید که این مهارت بیش از آن که نگارنده تصور می­ کرده، مورد نیاز افراد به ­خصوص دانشجویان رشته­ های مرتبط با فناوری اطلاعات بوده است.

از طرفی مواردی دیگر نیز به ذهن اینجانب رسید که ذکر آن­ها خالی از لطف نیست. نکته قابل توجه این است که تجربه ویراست اول نشان داد که بعضاً تمامی این مهارت­ ها با  مطالعه صرف این نوشته حاصل نخواهد شد و بایستی با تمرین عملی آن­ها را ملکه ذهن خود کنیم. لذا از خواننده درخواست دارم پس از مطالعه این نوشته، با چند بار رد و بدل کردن ایمیل با دوستانش، خود را برای ایمیل ­های مهم ­تر آماده سازد.

  مقدمه ویراست اول

قبل از هر چیز بر خود لازم می­ دانم از شما علیرغم ضیق وقتی که در عصر پر شتاب اطلاعات دارید، بابت وقتی که جهت مطالعۀ این یادداشت می­گذارید، تشکر کنم. امروزه اهمیت و تأثیر ارتباطات بر تمامی ابعاد زندگی شخصی و شغلی بر کسی پوشیده نیست تا جایی­ که برخی (از جمله خود نگارنده)، برقراری ارتباط موثر و کارا با دیگران را یکی از مهم­ترین عناصر موفقیت و پیشرفت می­ دانند.

انسان­ ها از گذشته ­های دور، توسط ابزارهای متعددی مانند استفاده از دود، تلگراف، صحبت­ های رو در رو گرفته تا تلفن، ارسال پیام کوتاه و … را برای برقراری ارتباط با دیگران به خدمت گرفته ­اند. ایمیل [۱] یکی دیگر از این ابزارهاست که استفادۀ صحیح از آن می تواند، ما را در پیشبرد اهدافمان یاری نماید.

این یادداشت برای تمامی افرادی که سعی دارند از این ابزار به ­صورت حرفه­ ای جهت برقراری ارتباط بهینه استفاده کنند به­ طور عام و برای دانشجویانم به­ طور خاص تهیه شده است. نکات ذیل قسمتی از مطالعۀ علمی اینجانب در این حوزه و تجربۀ بیش از یک دهه استفاده از ابزار فوق است که به­صورت مختصر ارائه می­ گردد.

ضمن تشکر ویژه از آقای مجید اسلامی که زحمت ویراستاری این نوشته را کشیدند، پیشاپیش از این که با نظرات خود، مرا در هر چه غنی­ تر شدنِ این نوشته یاری می­ رسانید، سپاسگزارم.

  • آدرس ایمیل
  • موضوع ایمیل (Subject)
  • متن ایمیل (Body)
  • پیوست (Attachment)
۱- به­ هیچ وجه از آدرس ایمیل­ های غیررسمی هم­ چون “Joojoo72@yahoo.com”، “thebest2020@gmail.com”، “styebfdhfsd@hotmail.com”، “internetdust@live.com” در مکاتبات رسمی خود استفاده نکنید.

۲- آدرس ایمیل رسمی شما بایستی ترکیبی از نام و نام­ خانوادگی شما، بدون استفاده از عدد، مانند تاریخ تولد یا تاریخ ایجاد ایمیل باشد. در صورتی­ که ایمیل درخواستی شما توسط فرد دیگری قبلاً ساخته شده بود، می­ توانید با جا به ­جایی نام و نام خانوادگی خود و یا استفاده از حرفِ اولِ نام و تمامی حروف نام خانوادگی خود یا استفاده از “.” و “_” ایمیل خود را بسازید. [۲]

۳- توجه داشته باشید که آدرس ایمیل شما با آن­چه مخاطب در نگاه اول هنگام دریافت ایمیل از شما می ­بیند، می­ تواند متفاوت باشد؛ اگرچه معمولاً این نمایش جمع First Name و Last Name ای است که هنگام ایجاد ایمیل نوشته ­اید. از آن­ جائی­ که قرار است در ایمیل های رسمی، صداقت رعایت گردد و شما نام و نام خانوادگی واقعی خود را بنویسید، نیاز به تغییر آن ندارید مگر این­که هنگام وارد کردن اطلاعات، شما نام و نام خانوادگی خود را به انگلیسی وارد کرده باشید، در حالی ­که اصرار داشته باشید فرد آن­چه می ­بیند نام و نام خانوادگی شما به زبان فارسی باشد. [۳]

۴-  ایمیل مخاطب را به ­طور کامل از وی بپرسید. ایمیل یاهو نیست!! علاوه بر ایمیل­ های غیررایگانِ شرکتی یا سازمانی، امروزه شرکت­ های زیادی هم­چون Yahoo، Google، Microsoft و … سرویس­ های رایگان ایمیل را در اختیار کاربران خود می­ گذارند. بهتر است اجازه دهید که فرد، خودش ایمیلش را برای تان بنویسد یا ارسال کند تا این­که شفاهی بگوید، اگر راه دیگری نبود، اسمش را در صفحه جستجوی گوگل جستجو کنید؛ شاید توانستید وب­سایت رسمی اش را در همان صفحۀ اول پیدا کنید! امتحان کنید: “علی ملاباقر”. در صورتی­ که ایمیل فرد را درست بنویسید، بسیار بعید است که ایمیل شما به وی نرسد. بنابراین از ارسال مجدد ایمیل جداً خودداری کنید. پس از این­که برای اولین بار از فرد جواب گرفتید، می ­توانید به ­عنوان مثال در انتهای ایمیل خود از فرد بپرسید: “برای پیگیری­ های بعدی، در صورت عدم پاسخ شما، مجدداً چه وقتی یادآوری کنم شما راحت­ ترید؟” [۴] نکته جالب دیگر در بحث زمان، این است که اگر می خواهید ایمیلی برای فرد مهمی ارسال کنید که تعداد زیادی ایمیل به دست وی می­ رسد، برای افزایش احتمال دیدن ایمیل شما، باید ایمیل را زمانی ارسال کنید که وقتی فرد صندوق پستی ­اش را باز می­ کند، ایمیل شما را در ایمیل­ های اولش مشاهده کند تا ایمیل شما در انبوه ایمیل ­های این فرد ناپدید نشود! این زمان برای افراد مختلف بسته به این­که چه زمانی در روز وارد اینترنت می شوند، متفاوت است. برای مثال برخی از افراد صبح قبل از شروع به کار ایمیل خود را چک می­ کنند و برای این­که در صدر ایمیل ­هایشان جا خوش کنیم، باید شب دیروقت بفرستیم البته این کار را می­ توانیم با افزونه ­هایی به­ طور خودکار نیز انجام دهیم.

۵- اگر ایمیل مناسبی پیدا کردید و قصد داشتید آن­را به دوستان یا همکاران خود ارسال کنید، تنها در صورتی تمامی ایمیل­ ها را در قسمت to بنویسید که قبلاً اطمینان حاصل کرده باشید که تمامی افراد رضایت دارند ایمیل­ های یک­دیگر را داشته باشند. در غیر این­صورت از Bcc استفاده کنید. جهت ارسال ایمیل به یک فرد و رونوشت آن به فردی دیگر، در صورتی­ که می خواهید فرد اصلی از رونوشت با خبر گردد، ایمیل فرد اول را در to و ایمیل فرد دوم را در Cc نوشته و در انتهای متن ایمیل خود بنویسید: “رونوشت به … جهت …” در ضمن به­ طور کلی به ­خصوص در سال­های اخیر ایمیل­های Send to All مثل پیامکی که با موبایل خود به همه می­ فرستیم، چندان جذابیتی ندارد. در ضمن بعضاً مشاهده می ­شود برخی از افراد وقتی سوالی دارند، سوال خود را برای همه ارسال می­ کنند و فراموش می­ کنند که خیلی ­ها به خیال این­که دیگری پاسخ می­ گوید، از جواب دادن منصرف می ­شوند!

۶- به­ هیچ عنوان Subject (موضوع) ایمیل را خالی نگذارید. ایمیل­ های no subject خیلی غیرحرفه ­ای به ­نظر می­ رسند.

۷- از نوشتن مطالب بی­ ربط با درخواست یا متن ایمیل تان هم­ چون “سلام”، “یک سوال” و … در عنوان ایمیل خودداری کنید. موضوع ایمیل بایستی شرح مختصری از درخواست شما باشد. مثلاً “پیشنهاد موضوعی برای تحقیق درس کارآفرینی”، “پیشنهاد همکاری پیرو گفتگوی تلفنی ۱۰ مهر”، “تقاضای ارسال فایل …”، “پیگیری زمان و مکان برگزاری جلسۀ سوم گروه”. [۵]

۸- موضوع ایمیل نباید آن­ قدر کوتاه باشد که منظور را نرساند و نباید آن قدر طولانی باشد که برای خواندن اش نیازی به باز کردن ایمیل باشد! بنا به تجربه، در حدود ۴ تا حداکثر ۸ کلمه مناسب است.

۹- اگر به فردی ایمیل می­ فرستید که روزانه تعداد زیادی ایمیل از افراد مختلف، در حوزه­ های گوناگون دریافت می­ کند، از وی بپرسید موضوع ایمیل را چگونه بنویسید که مطمئن شوید ایمیل شما گم نم ی­شود و حتماً به دست وی خواهد رسید. من با دانشجویان دانشگاهم توافق کردم که حتماً در ابتدای عنوان ایمیل شان، از واژۀ Uni استفاده نمایند و در ادامه، درخواست خود را مطرح کنند؛ زیرا با این­ کار، ایمیل­ های آن­ها به­ طور خودکار برچسب University خورده و در قسمتی جدا (علاوه بر Inbox) قابل دسترسی است و بررسی آن ­ها آسان­ تر است. [۶]

۱۰- اگر برای بار اول است که دارید به فردی پیغام می­ دهید، بهتر است در عنوان ایمیل [۷] نام خانوادگی خود را نیز بنویسید. با این­ کار، در ارتباطات بعدی، بهتر در ذهن مخاطب خواهید ماند.[۸]

۱۱- در یک ایمیل بیش­تر از یک درخواست را مطرح نکنید، به چند دلیل:

  • الف) اگر تعداد درخواست­ های شما زیاد بوده و مخاطب مشغلۀ زیادی داشته باشد [۹]، پس از خواندن ایمیل، آن را Mark as unread می­ کند تا سر فرصت بخواند و کامل جواب دهد که احتمال آن سر فرصت خیلی کم است! و یا در بهترین صورت، پاسخ به ایمیل شما طول می­ کشد.
  • ب) برخی از درخواست­ ها بعضاً به ­راحتی قابل پاسخ ­دهی است و نیاز به بررسی زیادی ندارند؛ مانند “درخواست ارسال فایل …” یا “نام کتاب مطرح­ شده در کلاس …” یا “تلفن دفتر مشاوره جهت …” و … ، اما در مقابل آن، برخی از درخواست­ ها نیازمند بررسی و تأمل است، مانند “نظر شما در مورد …”، “پیشنهاد تحقیق در مورد …”، “بررسی فایل­های ضمیمه و تأیید …” و … . بنابراین درخواست نوع اول از نظر زمانی، در اکثر اوقات فدای درخواست نوع دوم می شود!
  • ج) پیگیری درخواست­ ها مشکل می­ شود و بعضاً ممکن است هنگام مطالعه، سهواً به برخی از آن­ها پاسخ داده نشود و خدای ناکرده، باعث سوءتفاهم گردد. اگر به ­هر دلیلی مجبور شدید در یک ایمیل، بیش از یک درخواست را مطرح کنید (حداکثر ۳ درخواست)، بعد از احوال­پرسی و … درخواست­ های خود را شماره­ گذاری کنید، اگرچه نگارنده توصیه می­ کند کم­تر از این روش استفاده نمایید.

۱۲- متن ایمیل ­های خود را نه خیلی درشت بنویسید که گویا دارید داد می­ زنید! و نه خیلی ریز که گویا دارید پچ­پچ می­ کنید! بهتر است یک سایز، رنگ و فونت مناسب همیشگی برای خود داشته باشید. از قالب دیگران تقلید نکنید و از به ­کار بردن فونت­ های خاص و غیرمعمول در ایمیل خود بپرهیزید.

۱۳- یادمان نرود که متن فارسی از راست به چپ نوشته می­ شود نه از چپ به راست!! از دکمۀ Right to Left غافل نشوید.

۱۴- جهت تسهیل و تسریع در پیگیری، قبل از نتیجه­ گیری نهایی در مورد یک موضوع در ایمیل، از Reply به­ جای Compose استفاده نمایید؛ زیرا مستندات قبلی به ­شدت در پیشبرد کارتان موثر است. به ­عنوان مثال، قرار است شما موضوعی را در کلاس کارآفرینی ارائه دهید، ابتدا بایستی خود را با ایمیل معرفی کرده، درخواست خود را مطرح نموده و تایید اولیۀ موضوع را از مربی [۱۰] خود بگیرید. بعد از این­که مربی کلیّت موضوع را تایید کرد یا آن­ را اصلاح نمود و با Reply به شما پاسخ داد، یک هفته بعد شما پاورپوینت خود را آماده کرده و با Reply برای مربی می­ فرستید و او اصلاح می ­کند و … بنابراین، تنها زمانی از Compose استفاده کنید که موضوع دیگری را بخواهید عنوان کنید؛ مثلاً “دریافت فایل …”

۱۵- سوءتفاهم در ابزارهای ارتباطاتی که از زبان بدن و تُنِ صدا محرومند، به­ راحتی پیش می آید. تنها وسیلۀ ارتباطی ما متنی است که داریم می­ نویسیم. حتماً قبل از فشردن کلید Send، خود را جای طرف مقابل بگذارید و یک بار متن را از طرف وی بخوانید و از آدرس مخاطب مطمئن شوید. [۱۱] تک ­تکِ نوشته ­های شما معنی دارد، مثلاً کسی که به ­جای یک علامت سوال، ۵ علامت سوال می­ گذارد، برخی اوقات ایمیلش بوی توهین می­دهد، حتی اگر خودش چنین قصدی نداشته باشد! برای کاهش سوءتفاهمات، می­ توان از Emoticonهایی مثل 🙂 استفاده کرد، اما باید مراقب بود در استفاده از آن­ ها، زیاده­ روی نشود، زیرا ایمیل را از حالت رسمی خارج می­ کند.

۱۶- فینگلیش [۱۲] تایپ کردن نه تنها غیرحرفه­ ای است بلکه در برخی از اوقات، مخاطب احساس می­ کند که شما برای وقت و اعصاب وی ارزشی قائل نیستید! اگر سیستمی که از آن استفاده می ­کنید، فارسی ندارد از نرم ­افزارهای تبدیلی یا آنلاین استفاده کنید، زیرا امروزه هیچ توجیه معقولی، حداقل برای ایمیل فینگلیش، وجود ندارد. [۱۳]

۱۷- از اهمیت نام فایل ضمیمه غافل نشوید. از گذاشتن اسامی هم چون “به نام خدا”، “متن”، “سلام علیکم”، “Document1″، “Presentation3” که اکثراً به صورت خودکار توسط خود برنامه انتخاب می شود، پرهیز نمایید. مثلاً در حوزۀ دانشگاهی، نام فایل شما حداقل باید ترکیبی ازعنوان پروژه و نام خانوادگی یا شمارۀ دانشجویی شما باشد.

۱۸- از آن جائی که برخی اوقات در متن نوشته ایم: “فایل به پیوست ارسال می گردد” و به هر دلیلی فراموش کردیم فایل را بفرستیم، توصیه می شود در ایمیل هایی که قرار است فایلی پیوست شود، ابتدا فایل بارگذاری گردد، سپس مشغول نوشتن متن ایمیل گردیم، با این کار، تا حد زیادی در زمان صرفه جویی می گردد.

۱۹- اگر دریافت کنندۀ ایمیل، اصرار به دریافت فایل به فرمت خاصی نداشت، توصیه می شود تمامی فایل های متنی با فرمت PDF، تمامی عکس ها با فرمت JPEG، و تمامی فایل های صوتی با فرمت MP3 ارسال گردد. یکی از مهم ترین دلایل آن، اطمینان بالا از باز شدن فایل در کامپیوتر فرد و در نتیجه خواندن، دیدن یا شنیدن فایل پیوست است. اگر از فونت های غیرمرسوم استفاده می کنیم، بایستی در نرم افزارهایی مانند Microsoft Word و Microsoft PowerPoint در قسمت Save، گزینۀ Embed fonts in the file را فعال کنیم تا مطمئن شویم که گیرنده، فایل را آن طوری که ما می خواهیم، ملاحظه می کند. [۱۴]

۲۰-معمولاً شرکت هایی مانند Google و Yahoo که ارائه دهندۀ سرویس های رایگان ایمیل هستند (که اتفاقاً تعداد کاربران ایرانیِ آن ها نیز کم نمی باشد)، برای حجم فایل پیوست شده، محدودیتِ ۲۵ مگابایت، قائل شده اند. اگر حجم فایل ما یا مجموع فایل هایمان، بیش تر از ۲۵ مگابایت است و با تکنیک های مرسومِ فشرده سازی، همچون Rar و Zip نتوانستیم آن را به کم تر از حد مجاز برسانیم، دو راه رایج برای ارسال فایل مان وجود دارد:

  • الف) آپلود فایل در سرورهای دیگر مانند ۴shared یا Uploadboy و گذاشتن لینک دقیق آن در متن ایمیل
  • ب) استفاده از خدمات رایانش ابری [۱۵] مانند Dropbox یا ۱۶ Google Drive 
پاورقی ها

[۱]. اگرچه این واژه در زبان فارسی به “پست الکترونیک” یا “پست الکترونیکی” ترجمه شده، اما به ­خاطر این­که هنوز خیلی­ ها با این واژه، اُخت پیدا نکرده­ اند، نگارنده از همان واژۀ ایمیل استفاده کرده است.

[۲]. بحث در این حوزه بسیار است و خارج از حوصلۀ این یادداشت. ضمن این­که اجماع کاملی نیز در این مورد وجود ندارد. آن­چه مهم است این است که آدرس ایمیل تان برای طرف مقابل، حرفه ­ای جلوه نماید! نکته دیگر این است که Gmail اعلام نموده از دید آن فرقی بین آدرس­ های که در آن “.” به­ کار رفته، وجود ندارد؛ یعنی مثلاً شما اگر ایمیلی را به هر کدام از آدرس­های am.uni.work@gmail.com یا amuni.work@gmail.com یا amuniwork@gmail.com بفرستید، به یک نفر می­ رسد. البته این قضیه در مورد Gmail است و ممکن است برای سرویس­ های ایمیل دیگر صدق نکند.

[۳]. بحث در این حوزه از نظر علمی، کاربردی و آموزشی مفصل است که ما در این یادداشت به­ همین میزان بسنده می­ کنیم.

[۴]. در دانشگاه با توجه به حجم بالای ایمیل ­های ارسالی به این نتیجه رسیدم که پاسخ به اکثر ایمیل ­ها، به­ خصوص آن ­هایی­ که نیاز به بررسی دارد، بین ۷۲ ساعت تا یک هفته و بعضاً تا ۱۵ روز، به ­ویژه اواسط و آخر ترم به ­طول می­ انجامد و قرار بر آن شد که دانشجویان در صورت عدم دریافت پاسخ بعد از ۱۵ روز از اینجانب، مجدداً موضوع را پیگیر شوند. برخی اوقات پیش می­ آید که ایمیل­ های ما در کسری از ثانیه پاسخ داده می­ شود و پاسخ برخی از ایمیل­ های ما بیش از یک هفته به طول می­ انجامد. به استثنای گرفتاری ­هایی که به­ صورت غیرمنتظره ممکن است برای دریافت­ کننده پیش بیاید، این امر در اکثر اوقات شاید به این دلیل باشد که برخی از ایمیل ­ها نیاز به بررسی بیش­تر و برخی نیاز به بررسی کمتر دارند. بنابراین می ­توانیم مطمئن باشیم که در صورت تایپ صحیح آدرس ایمیل، نامه ما به طرف مقابل خواهد رسید (به­ خصوص زمانی که قبلاً به فرد ایمیل زده­ ایم) و جهت دریافت پاسخ کمی باید صبر پیشه کنیم!

[۵]. توصیه می­ شود از عناوینی مانند “فوری”، “خیلی خیلی مهم”، “سریع جواب بدین لطفاً”، “تو رو خدا!!” که امروزه اهمیت خود را از دست داده ­اند، پرهیز نمایید. این عناوین برای مخاطب حرفه ­ای نه تنها باعث پاسخ ­دهی سریع ­تر شما نمی­ شود، بلکه ممکن است در صورت استمرار شخصیت شما را نیز نزد وی  خدشه­ دار نماید.

[۶]. زمان ارسال ایمیل نیز (به­ خصوص برای افرادی که تعداد ایمیل های روزانه زیادی دارند)، عنصر مهم­ تری در پاسخ­ دهی به آن است. اگر بتوانیم به­ گونه ­ای از زمان آنلاین شدن و ایمیل چک کردن فرد مطلع شویم، بهتر می ­توانیم ایمیل خود را در صدر ایمیل­ های وی بچینیم، البته این به­ شرطی است که فرد مقید نباشد از آخر به اول (یعنی بر اساس تقدم زمانی) به ایمیل­ها پاسخ دهد. این مورد در نکته شماره ۴ نیز به­ طور کامل بحث شد.

[۷]. به­ شرط آن­که خودِ عنوان، خیلی طولانی نباشد.

[۸]. اگر در پروفایل ایمیل خود، تصویری رسمی (نه لزوماً عکس پرسنلی) از خود بگذارید، باعث می­ گردد مخاطب تصویر بهتری از شما در ذهن خود ایجاد کند.

[۹]. و البته متعهد باشد که ایمیل شما را حتماً بخواند!

[۱۰]. چون این مثال بیش­تر در مورد کلاس ­های نگارنده خصوصاً در دانشگاه، صادق است و معتقدم استاد واژۀ عظیمی برای من است که برای رسیدن به آن مسیر طولانی را باید بپیمایم؛ ترجیح دادم از واژۀ مربی که مفهوم کاربردی ­تری نیز دارد، استفاده نمایم.

[۱۱]. به ­نظر می­ رسد فلسفۀ وجودی گزینۀ Undo در سرویس های ایمیلی هم­چون گوگل نیز، همین باشد که قبل از این­که اتفاق ناگواری بیفتد، از آن جلوگیری کنیم!

[۱۲]. استفاده از زبان فارسی با استفاده از حروف انگلیسی مانند: che ghadr sakhte bazi az in matna ro khundan!

[۱۳]. ان شاءالله در آیندۀ نزدیک، برای ارسال پیام کوتاه به زبان فینگلیش، بهانه­ های موبایلی نیز از بین برود!

[۱۴]. البته با این کار حجم فایل هم افزایش می ­یابد.

[۱۵]. Cloud Computing

[۱۶]. به ­علت قطع و وصل شدن برخی از سرویس ­های گوگل از جمله Google Drive در ایران، توصیه می­ شود از سرویس­ هایی استفاده کنید که از برقراری آن بدون فیلترشکن قبلاً اطمینان پیدا کرده باشید.

این نوشته را چگونه ارزیابی می کنید؟
  • مفید 
  • عالی 
  • جالب 
  • خسته کننده 
  • به درد نخور 

همچنین ببینید

گزارش جلسه سوم درس مسئله یابی و حل مسئله – دانشگاه قم

در این گزارش می‌خوانیم: آیا تصمیم خوب یا بد وجود دارد؟، عوامل راه های دستیابی به تصمیم کدام است؟، این عوامل چگونه در مسئله یابی و حل مسئله به ما کمک میکند.

پاسخی بگذارید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *