مشترک موردنظر کجاها در دسترس تر است؟

پدران و مادران ما تا همین چند وقت نه خیلی پیش (!) با توجه به تعداد بسیار محدود ابزارهای ارتباطی از یک طرف و عرف و شرایط حاکم بر جامعه از طرف دیگر،  برای انتخاب اینکه از کدام ابزار ارتباطی برای چه زمانی استفاده کنند، چندان تردیدی نداشتند.

با این وجود یکی از مسائلی که امروزه با توجه به تنوع ابزارهای ارتباطی تقریباً همه ما با آن مواجه هستیم این است که:

خیلی اوقات نمی‌دانیم از چه ابزار ارتباطی‌ای در چه زمانی برای برقراری ارتباط با افراد به خصوص در زمینه‌های کاری و تحصیلی استفاده کنیم تا سریع‌تر و البته بی‌دردسرتر (!) به مقصد خود برسیم.

به نظر می‌رسد هر چه جلوتر می‌رویم، این امر به دغدغهٔ تعداد بیشتری از افراد تبدیل شده و از طریق همین ابزارها، در مورد استفاده مؤثر از آن‌ها، نکاتی را گوشزد کرده و هر کدام با توجه به نوع و میزان دغدغه خود قسمتی از این مسئله را باز کرده‌اند و به احتمال قوی در آینده نیز شاهد بسط این قضیه از ابعاد جدید نیز خواهیم بود.

به عنوان نمونه می‌توان پست اینستاگرامی زیر را مثال زد که نویسنده آن را برگرفته از یکی از محبوب‌ترین توئیت‌های خود می‌داند:

بلوغ اجتماعی در دوران جدید
بلوغ اجتماعی در دوران جدید

ما نیز در همین وب سایت مطالبی را در باب نحوه استفاده از چند ابزار ارتباطی یکی به قلم خودمان و یکی به نقل از یکی از اعضای فعال در این حوزه نوشتیم که به نظر مورد استقبال مخاطبان خود قرار گرفت و تا حدی ارتباطات کاری را تسریع و تسهیل کرد.

در این یادداشت می‌خواهیم به این بپردازیم که بهتر است از کدام ابزار ارتباطی در چه زمانی استفاده کنیم ولی قبل از آن برای این که همین یادداشت نیز دچار سوءبرداشت نشود، ذکر نکته زیر خالی از لطف نیست:

علمای ارتباطات معتقدند که دلایلی متعددی باعث می‌شود که پیام گوینده آن‌طور که در ذهن اوست به مخاطب منتقل نشده و این عمدتاً سوءتفاهمات، باعث می‌شود روابط بین افراد بی‌خود و بی جهت، کم کم به ناکجاآبادهایی سوق پیدا کند که حتی تصورش هم برای آن‌ها در ابتدا غیرممکن بود!

خصوصیات‌ شخصی و شخصیتی افراد، زبان و چگونگی بیان، محیط، تجارب گذشته، بستری که در آن ارتباط رخ می‌دهد، تن و لحن صدا، کانال‌ ارتباطی و به خصوص برای برخی «حال» آن‌ها از عناصری هستند که منجر می‌شوند منظور گوینده طور دیگری در مخاطب فهم شود.

ابزارهای ارتباطی نیز یکی از ده‌ها دلیلی است که به نظر می‌رسد امروزه به خاطر تعدد آن باید به آن توجه بیشتری نشان داد. تعددی که آن را تبدیل به شمشیر دولبه‌ای کرده است که یک لبه آن استفاده به‌جا و به‌موقع از آن است که باعث کاهش سوءتفاهمات احتمالی و تسهیل و تسریع فرایند ارتباطی می‌شود و لبه دیگر آن استفاده ناصحیح از آن است که می‌تواند ما را دچار مشکلاتی کند که ظاهراً خیلی از ما حداقل یک بار هم شده از آن بی‌نصیب نبوده‌ایم!

بنابراین اگرچه شاید بتوان اصولی در مورد استفاده از این ابزار در جای مناسب خود مطرح کرد [یک نمونه] ولی با توجه به متغیرهای متعددی که بر روی کیفیت ارتباط طرفین تاثیر می‌گذرد، به نظر می‌رسد بهتر است:

از یک دستورالعمل کلی اجتناب کرده و با هر فردی با توجه به ترجیحات ارتباطی او، تعامل کنیم.

به عبارت دیگر با توجه به اینکه:

  • اولاً روحیات و شرایط افراد با هم متفاوت است
  • ثانیاً همین افراد با توجه به تغییرات روحیات و شرایط‌شان، ‌ترجیحات ابزارهای ارتباطی‌شان نیز تغییر می‌کند
  • ثالثاً این ترجیحات در تعامل با افراد مختلف بعضاً متفاوت است

لذا حتی شاید اصول کلی نیز در مواردی جواب عکس دهد و مثلاً فرد بگوید: «چرا زودتر به من نگفتید» و شما بگویید: «چون سر ظهر بود و نمی‌خواستم مزاحم استراحت‌تان شوم!»

بنابراین به نظر بهتر می‌رسد که اگر با فردی در جایی برای اولین‌بار آشنا شدیم (و یا نیاز است آشنا شویم) و نمی‌توانیم از دوست یا آشنایی ترجیحات ارتباطی و نحوهٔ ارتباط مؤثر با او را جویا شویم، بهتر است با رعایت اصول ارتباطات حرفه‌ای در همان‌جا (همان ابزار ارتباطی) و با احتیاط گفت‌و‌گو را آغاز کنیم. اینکه مثلاً آیا ما می‌توانیم به پی‌وی مخاطبی برویم که هر دو عضو گروه تلگرامی یا واتس‌‌آپی مشخصی هستیم و این که اگر رفتیم چطور ارتباط برقرار کنیم، حاوی ظرافت‌هایی است که بخشی از آن را در نوشته زیر آورده‌ایم:

پس از برقراری ارتباط هم به نظر می‌رسد بهترین کار این است که:

از خودِ طرف مقابل صریح و شفاف بپرسیم که برای ارتباطات بعدی، با کدامیک از ابزارهای ارتباطی راحت‌تر است یا حتی اگر تعاملات بیشتری داریم با هم به این توافق برسیم که برای چه مطالبی و در چه مواقعی از کدام ابزار ارتباطی استفاده کنیم.

یکی از دوستان تعریف می‌کرد که در جلسه‌ای از یکی از مؤسسان یکی از کسب‌و‌کاری معروف ایران به طور خصوصی شماره تلفن او را برای ارتباطات بعدی جهت پرسش‌های احتمالی خود خواسته است. او هم صراحتاً و صادقانه گفته:

«اگر می‌خواهی جوابت را ندهم،‌ این شماره‌ام! اگر واقعاً می‌خوای بهت جواب بدم، بهم ایمیل بزنم. ۴۸ ساعته بهت جوابت رو گرفتی!»

دوست عزیزی را می‌شناسم که پیامک‌ها و واتس‌اپ خود را دیر به دیر چک می‌کند ولی بعید است اگر به او تلفن بزنید، جواب شما را ندهد.

مدیری را می‌شناسم که جواب تلفن خود را فقط ساعات به خصوصی می‌دهد آن هم فقط جواب تلفن‌هایی که می‌شناسد و در صورتی که او شما را نمی‌شناسند و می‌خواهید با او تلفنی صحبت کنید، قبلش باید به او پیامک دهید.

استاد دلسوز و دانشمندی را می‌شناسم که در اکثر اوقات در شبکه‌های اجتماعی مثل واتس‌اپ و تلگرامی اگر فردی برای او پیام بفرستد، پیام را به اصطلاح سین می‌کند ولی یا اصلاً جواب نمی‌دهد یا جواب نامربوطی می‌دهد یا بسیار کوتاه پاسخ می‌دهد مگر اینکه فرد در زمرهٔ خواص قرار گیرد. به تلفن و اس‌ام‌اس خیلی به سختی جواب می‌دهد و وقتی یک بار بنده از او بپرسم که بهترین راه ارتباطی با ایشان چیست‌ گفتند: «من آدم حضوری‌ای هستم!» و انصافاً هر وقت حضوری هم خدمت‌شان رسیدم، با جان و دل پاسخگو بودند.

مسئولی را در جایی می‌شناسم که به تعدد تماس و ابزار ارتباطی کاری ندارد و فقط وقتی کارش گیر پیدا کند خودش با شما تماس می‌گیرد و شما باید متناوباً، مصرانه و ناامیدانه مبادرت به تماس تلفنی، پیامک و … بکنید تا شاید دلش رحمی آمد!

همکاری را می‌شناسم که هر وقت هر جایی به او پیام می‌دهی یا تماس می‌گیری،‌ معمولاً پاسخگوست.

به نظرم هر کس بهتر است ابتدا هدف و نوع ارتباطات خود را مشخص کرده و شفاف آن را به بقیه نیز در صورت ضرورت منتقل کند. اگرچه باید طوری آن را به بقیه بگوید که خود آن سوءتفاهمِ خودشیفتگی ایجاد نکند که به نظر در یک جو شفاف، صادقانه و مبتنی بر اعتماد طرفین، امکان‌پذیر است.

برای نمونه، ترجیحات ابزارهای ارتباط کاری یک فرد – در شرایط کلی و برای اکثر افراد – می‌تواند به صورت زیر باشد:

  • هر وقت کاری داشتید ایمیل بزنید. من ایمیلم رو روزی حداقل دو بار چک می‌کنم.
  • اگر فکر می‌کنید ایمیل زدن ممکن سوءتفاهم ایجاد کنه، یه پیام صوتی توی واتس‌اپ بفرستید.
  • ممنون می‌شم تا جایی که امکان داره تلفن نزنید و اگر کار فوری داشتید،‌ اس‌ام‌اس بدید. به محض دیدن جواب می‌دم و اگر نیاز بود خودم حتماً باهاتون تماس می‌گیرم.
  • شبکه‌های اجتماعی‌ مثل تلگرام و اینستا رو هم چک می‌کنم ولی زمانش مشخص نیست. ایتا و سروش و لینکدین و فیس‌بوک رو خیلی به ندرت چک می‌کنم.

ترجیحات شما چیه؟ چرا؟

علی ملاباقر
سرپرست تیم

این نوشته را چگونه ارزیابی می کنید؟
  • عالی 
  • جالب 
  • مفید 
  • خسته کننده 
  • به درد نخور 

به اشتراک‌گذاری این مطلب


این هم ببینید:

cropped تفاوت بین پروژه کارشناسی، پایان‌نامه ارشد و رساله دکتری 310x165 - تفاوت پروژه کارشناسی، پایان‌نامه ارشد و رساله دکتری در رشته مدیریت

تفاوت پروژه کارشناسی، پایان‌نامه ارشد و رساله دکتری در رشته مدیریت

در این یادداشت سعی شده است به تفاوت‌ پروژه کارشناسی، پایان‌نامه ارشد و رساله دکتری رشته مدیریت و هم‌چنین تفاوت رساله PhD و پروژه دوره DBA پرداخته شود

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *